邯郸市档案局关于作好档案移交进馆工作的通知

                 2017年11月10日

邯档字〔2017〕32

邯郸市档案局

关于作好档案移交进馆工作的通知

市直各单位:

为加强档案室规范化建设,促进档案馆规范化、标准化和现代化,依照《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)和《邯郸市档案馆档案收集范围》,结合实际,现就以件为单位的档案移交进馆工作有关要求通知如下:

一、档案进馆流程

市直单位形成的文书档案,一般自形成之日起满10年向市档案馆移交;确因实际需要,经市档案馆同意,可以提前或延期移交。一般进馆流程:

1.自检。单位首先对照《归档文件整理规则》等有关规定对归档质量和目录进行检查,确认无问题后与邯郸市档案局保管利用处协商进馆时间。

2审核。进馆单位配合市档案馆对移交档案及目录等进行清点、核对、检查,如有问题由进馆单位及时整改,确认符合要求后,方可移交进馆。

3交接。档案经清点、核对无误后可办理交接手续,由市档案局保管利用处填写移交凭证一式两份,双方签字盖章后各执一份。

二、归档文件一般要求

归档文件的件,一般是以每份文件为一件,指的是单份文件。

1修整。不符合质量要求的要进行修整,纸张大的要折叠整齐,不能影响保存和查阅。

2装订。一般以件为单位进行装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整。应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,可维持不变。但是,对于一些关联性强,通常需要相互查证的归档文件,允许将两份或多份文件装订在一起作为一件,这类情况有以下几种:(1)正文、附件为一件;(2)文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;(3)转发文与被转发文为一件;(4)原件与复制件为一件;(5)报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);(6)简报、周报等材料一期为一件;(7)会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;(8)来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。(9)文件处理单或发文笺的,文件处理单或发文笺与相关文件为一件。

3编号。编号确定了归档文件在全宗中的位置,要在归档章上标明来实现,即归档文件的档号;档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序;归档文件要逐件加盖归档章,而且要填写完整。

4分类。单位应对归档文件进行科学分类,保持分类方案的一致性和稳定性。

三、归档文件目录编制

编制的归档文件目录应准确,便于检索;归档文件目录应与归档文件一一对应,无空号(空号指有流水号没有内容)、缺号、重号,归档文件目录打印时不允许有空白行;目录封面要按《规则》要求填写,其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录装订成册一式两份随档案移交,同时还要移交刻录成光盘的电子目录一套。

四、归档文件装盒

档案必须装盒存放,归档文件按件号顺序装入专制的档案盒,但保管期限不同的不能装入同一个盒;每个盒内要填写备考表,备考表项目要填写完整,置于归档文件之后;档案盒脊背必须填写全宗号、年度、保管期限、起止件号等,其中,起止件号填写盒内第一件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒封面及盒脊背项目内容填写要醒目、整齐和美观,便于查找利用。

邯郸市档案局

2017年11月6日

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